El asistente de admisiones: cómo funciona y cómo enseñarle
Qué ven las familias, cómo enseñarle respuestas al asistente, qué no hace, dónde llegan los contactos y cómo agenda visitas.
La respuesta corta: el asistente de admisiones responde a las familias en tu sitio a cualquier hora, les ayuda a agendar una visita y te avisa cuando alguien deja su nombre y WhatsApp. Se configura en el panel, en Captación → Asistente IA de admisiones. Lo más importante es darle buenas respuestas: solo dice lo que el colegio le enseñó.
Qué ven las familias
Un botón en tu sitio abre una ventana con cuatro pestañas:
| Pestaña | Qué hace |
|---|---|
| Chat | La familia pregunta con sus palabras y el asistente responde. Sugiere preguntas rápidas y puede mostrar fotos, el mapa o botones para llamar o escribir. |
| Visita | Muestra los horarios de visita disponibles y los próximos eventos, para reservar en un par de clics. |
| FAQs | Las preguntas frecuentes del colegio. |
| Contacto | Teléfono, WhatsApp y correo del colegio. |
Puedes apagar las pestañas que no uses en Ajustes → Tabs del widget.
Dónde lo encuentras en el panel
En el menú, dentro de Captación. Tiene estas secciones:
- Conversaciones: lo que han preguntado las familias y los contactos que dejaron.
- Base de conocimiento: lo que el asistente sabe del colegio.
- Analytics: cuántas conversaciones, contactos y preguntas sin respuesta hubo.
- Dónde aparece: en qué páginas se usa.
- Ajustes: preguntas sugeridas, pestañas y a quién le llegan los avisos.
Lo pueden usar las personas con rol de Titular o de Admisiones.
Cómo aprende el asistente
En cada respuesta, el asistente consulta:
- Las respuestas verificadas que el colegio escribe en la Base de conocimiento. Son lo que más pesa.
- El texto de tu sitio en Skolaris, en español.
- Tu calendario escolar, los horarios de visita abiertos y las fotos de tu galería.
Si actualizas tu sitio o tu calendario, el asistente lo usa desde la siguiente conversación.
Enseñarle respuestas
- Entra a Base de conocimiento y pulsa Nueva respuesta.
- Elige la categoría, escribe la pregunta como la haría una familia y la Respuesta verificada.
- Guarda. El asistente la usa desde ese momento.
Para empezar rápido, usa Enviar link de entrenamiento: genera un enlace con un cuestionario guiado de 6 pasos (educación, admisiones, costos, servicios) que puede contestar quien mejor conozca cada tema, sin entrar al panel. El enlace dura 14 días.
Las preguntas que no supo contestar
En la tarjeta Por responder aparecen las preguntas que hicieron las familias y el asistente no supo contestar, con cuántas veces se preguntaron. Pulsa Responder, escribe la respuesta una vez y el asistente la usa desde ese momento. Revisarla cada semana es la forma más rápida de que el asistente mejore.
Lo que el asistente no hace
- No inventa. Si no tiene el dato, lo dice y ofrece que el colegio contacte a la familia. Por eso conviene responder las preguntas de Por responder.
- No da teléfonos ni correos que no estén configurados, ni confirma una visita si la familia no eligió un horario.
- Con los precios es prudente: no promete fechas límite, no da rangos ni opina si el colegio es caro.
- No atiende temas delicados: acoso escolar, salud mental, accidentes, quejas, religión, política, problemas familiares o casos de alumnos actuales. En esos casos da el contacto directo del colegio. Si un niño está en riesgo, da el contacto de inmediato.
- No decide admisiones. Informa y agenda; la decisión siempre es del colegio.
Contactos y avisos
El asistente pide nombre y WhatsApp cuando la familia quiere que la contacten, pregunta por costos o hace algo que el asistente no puede resolver.
- Los contactos aparecen en Conversaciones, con los filtros Pendientes, Con datos y Todas. Cuando ya los atendiste, pulsa Marcar como atendido.
- Cada contacto nuevo o visita agendada llega por correo y como aviso en la campana del panel.
- Elige quién recibe esos correos en Ajustes → Avisos de nuevos contactos (hasta 5 direcciones). Si lo dejas vacío, llegan al correo de admisiones del colegio.
Aviso de privacidad: si tu colegio tiene publicado su aviso de privacidad en Skolaris, el asistente lo muestra y pide aceptarlo antes de guardar los datos. Si no lo tiene, escríbenos para configurarlo.
Si usas un CRM, los contactos del asistente también pueden llegar ahí solos: ve Conecta Skolaris con el CRM de tu colegio.
Agendar visitas desde el chat
El asistente solo ofrece los horarios que el colegio abrió en Visitas (fecha, hora, duración, tipo de visita y cupo). Si no hay horarios abiertos, la pestaña Visita dice «Estamos preparando fechas» y pide el nombre y WhatsApp de la familia para avisarle.
Abre horarios con al menos dos semanas de anticipación. Una familia que quiere visitar y no encuentra fecha suele no volver.
Cómo saber si funciona
En Analytics eliges los últimos 14, 30 o 90 días y ves conversaciones, contactos generados, preguntas sin respuesta y la calificación que dan las familias, por dispositivo, por etapa y por página.
Preguntas frecuentes
¿En qué idioma responde?
En el idioma en que le escribe la familia. Lo que lee de tu sitio está en español, así que en inglés puede tener menos detalle: agrega respuestas verificadas en inglés para lo más preguntado.
¿Puedo poner un botón en mi sitio que abra el asistente?
Sí. Un botón puede abrir el chat o directamente la reserva de visita, con una pregunta inicial ya escrita. Pídeselo al equipo de Skolaris y lo configuramos.
¿Tiene límite de conversaciones?
Puede tener un tope mensual de conversaciones nuevas según tu plan. Si se alcanza, las conversaciones en curso siguen y las demás pestañas funcionan igual.
¿Qué plan lo incluye?
El asistente de admisiones viene en los paquetes Admisiones y Dirección. Consulta los planes.
¿Te quedó alguna duda?
Escríbenos y te contesta una persona del equipo, no un bot.